Nhiều người sở hữu những tấm danh thiếp được thiết kế tỉ mỉ, nội dung ấn tượng, nhưng lại ít quan tâm đến cách thức khi trao nhận danh thiếp. Từ đó dẫn đến những lỗi giao tiếp, không tạo được ấn tượng tốt cho người đối diện, đối tác. Kỳ này, Tiếp Thị Gia Đình mách bạn một số nguyên tắc để luôn tự tin khi sử dụng danh thiếp mọi lúc mọi nơi:
TRAO ĐÚNG ĐỐI TƯỢNG
• Đối phương là người có vai vế trong xã hội và tuổi tác cao hơn: Chỉ nên trao danh thiếp khi đối phương có ý muốn đó.
• Đối phương là người xa lạ: Không nên trao danh thiếp ngay khi mới bắt đầu chào hỏi. Người ta sẽ cảm thấy như bạn đang có ý khoe khoang bản thân.
• Nhóm họp mặt: Nên đợi một người trong nhóm đưa danh thiếp trước, rồi bạn mới trao lại cho họ. Khi tiếp xúc cùng lúc nhiều người, bạn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất trước.
• Trường hợp không thể phân biệt tuổi tác và chức vụ, hãy trao cho những người ở phía bên trái bạn trước. Người nam trao cho người nữ trước.
THIẾT KẾ DANH THIẾP
• Danh thiếp cần được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng và phong cách của cá nhân hoặc công ty.• Font chữ rõ ràng, bố cục hợp lý và màu sắc trang nhã. Hãy chọn loại giấy tốt, độ dày vừa phải.
• Không nhồi nhét quá nhiều thông tin. Danh thiếp chỉ cần: họ tên, chức vụ hiện tại và địa chỉ, điện thoại, e-mail.
• Để giúp người nhận nhớ diện mạo mình, bạn có thể thêm ảnh chân dung của mình trên danh thiếp.
CÂN NHẮC THỜI ĐIỂM
Người ta thường trao danh thiếp lúc vừa gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về. Tuy nhiên, trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước những người chưa biết nhiều về bạn, nên gửi danh thiếp cho những người xung quanh trước khi lên phát biểu. Điều đó giúp họ biết rõ về bạn hơn.
Khi trao danh thiếp, bạn nên cầm bằng cả hai tay để thể hiện sự trang trọng và mỉm cười nhìn thẳng vào đối phương. Tương tự, bạn có thể gật đầu nhẹ và mỉm cười cảm ơn khi nhận danh thiếp từ người khác.
LƯU GIỮ DANH THIẾP
Bạn nên lưu giữ danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp. Những danh thiếp đã cũ, bẩn hoặc nhàu nát thì đừng đưa cho người khác. Khi nhận danh thiếp, bạn không nên cất ngay hay nhét vội vàng ở đâu đó. Hãy đọc danh thiếp cẩn thận, nếu chưa rõ thông tin nào có thể hỏi lại đối phương, sau đó cất vào sổ kẹp danh thiếp, túi áo…
VĂN HOÁ DANH THIẾP
Nhật Bản: Người Nhật đặc biệt chú trọng đến danh thiếp nên bạn cần đầu tư thiết kế danh thiếp có chất liệu giấy cao cấp và luôn giữ chúng sạch sẽ. Khi trao và nhận danh thiếp phải dùng cả hai tay.
Trung Quốc: Một mặt danh thiếp của bạn cần được dịch sang tiếng Trung Quốc giản thể, các ký tự nên in bằng nhũ vàng, vì vàng là màu tốt lành đối với người Trung Quốc.
Ấn Độ: Nếu bạn có một bằng đại học hoặc một danh dự bất kỳ hãy ghi nó trên danh thiếp của bạn. Luôn luôn sử dụng tay phải để trao và nhận danh thiếp danh thiếp.
Anh: Phong tục sử dụng danh thiếp kinh doanh tại Anh khá thoải mái. Không nhất thiết phải trao danh thiếp cho tất cả mọi người bạn đang tiếp xúc.
Ngoài ra, bạn cần lưu ý: Không trao danh thiếp ngược, danh thiếp cũ và rách, luôn kiểm tra nhằm đảm bảo có đủ danh thiếp trước khi tham dự sự kiện, không trao danh thiếp như phát tờ rơi. Khi trao và nhận danh thiếp, nên dùng hai tay để thể hiện sự tôn trọng đối tác.
Mục Nghệ thuật ứng xử/Tiếp Thị Gia Đình
