Những điều cần biết khi đặt phòng khách sạn

Đối với những người lần đầu đi xa hoặc ít khi lưu trú tại khách sạn thì có hàng tá việc phải chuẩn bị và lưu ý cẩn thận. Mời các bạn cùng tham khảo một số tình huống ngoài mong đợi khi đặt phòng khách sạn và lưu trú tại khách sạn. Dưới mỗi tình huống là ý kiến tư vấn của một chuyên gia đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý khách sạn.

TÌNH HUỐNG 1

Anh Huy Lâm, ở Q. 2, TP. HCM, cùng gia đình ra Đà Nẵng du lịch. Anh đã nhờ người quen ở Đà Nẵng chọn giúp khách sạn phù hợp. Họ đặt cho anh phòng 2 giường lớn với giá 3.000.000 đồng/đêm. Tối hôm ấy, có thời gian rảnh rỗi, anh lên mạng tìm hiểu thêm thông tin về khách sạn mới phát hiện các phòng tương đương mà khách sạn này đang bán tại những website đăng ký khách sạn trực tuyến có giá rẻ hơn 10–20%.

Tư vấn: Trước khi quyết định đặt phòng tại một khách sạn nào, bạn nên so sánh giá tại các website đặt phòng trực tuyến, tại website của khách sạn và gọi điện trực tiếp đến khách sạn để có mức giá tốt nhất. Giá phòng bán trực tuyến và giá phòng tại khách sạn thay đổi tùy theo mùa cao điểm hay thấp điểm và tùy theo lượng khách lưu trú tại thời điểm đó. Ngoài ra, nếu bạn đặt phòng qua một số website lớn, giá phòng sẽ tốt hơn vì họ nhận được ưu đãi tốt hơn từ khách sạn.

TÌNH HUỐNG 2

Chị Hạ Vy, ở Q. Tân Bình, TP. HCM, vào một website đặt phòng cho mình và nhóm bạn nghỉ ba đêm tại một khách sạn ở khu phố cổ Hà Nội. Sau khi đáp chuyến bay sớm đến Hà Nội, cả nhóm quyết định thay đổi lịch trình: đi thẳng ra Ninh Bình tham quan Tràng An và các điểm du lịch ở đây trước rồi hôm sau mới quay về Hà Nội. Trên đường đi, chị Vy gọi điện thông báo với khách sạn là họ sẽ tới trễ một ngày. Khi nhóm đến nhận phòng ở Hà Nội, lễ tân khách sạn cho biết họ chỉ được lưu trú tại khách sạn trong hai đêm. Chị Vy ngơ ngác: “Tại sao chúng tôi đặt phòng ba đêm mà chỉ có thể ở hai đêm và khách sạn vẫn tính tiền ba đêm?”.

Tư vấn: Lỗi của nhóm chị Vy là không đọc kỹ các điều khoản của website đặt phòng khách sạn trực tuyến. Tùy website và tùy khách sạn mà quy định về thời hạn thay đổi ngày nhận phòng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, có nơi quy định nếu bạn báo trước ba ngày thì không bị tính phí. Do nhóm chị Vy báo quá trễ nên vẫn phải trả 100% tiền phòng đêm đầu tiên dù không đến nhận phòng. Nếu chị Vy không gọi điện báo khách sạn hoặc khách sạn không thể liên lạc với chị Vy, họ có thể không giữ phòng hai ngày tiếp theo cho chị.

TÌNH HUỐNG 3

Chị Thu Hà, ở Hà Nội, đi công tác tại TP. HCM và đã lưu trú tại khách sạn nọ ba đêm. Theo đúng lịch trình, chị sẽ trả phòng lúc 12 giờ trưa hôm ấy và bay về Hà Nội chuyến 3 giờ chiều. Tuy nhiên, bên hãng hàng không báo chuyến bay của chị bị hoãn đến 8 giờ tối. Vì vậy, chị đề nghị khách sạn cho mình ở thêm đến 5 giờ chiều, bao nhiêu tiền chị sẽ trả. Tuy nhiên, do khách sạn đã kín phòng nên lễ tân thông báo chị phải trả phòng đúng giờ. Mệt mỏi vì mấy ngày họp hành liên miên, cộng thêm chuyến bay bị hoãn, chị Hà nổi cáu: “Tại sao các khách sạn khác tôi ở thêm bao lâu cũng được, khách sạn này lại không cho? Tôi ở có trả tiền chứ có ở miễn phí đâu, khách sạn gì mà lại đuổi khách đi?”.

Tư vấn: Thường thì tất cả các khách sạn đều có chính sách cho khách check-out muộn và tính thêm phụ thu tùy thuộc vào số giờ khách ở thêm. Tuy nhiên, nếu hôm nào khách sạn kín phòng và tất cả các khách check-in trong ngày hôm đó đều đến sớm thì khách sạn buộc phải từ chối. Trường hợp này, chị Hà có thể gửi hành lý lại khách sạn và đi chơi đâu đó đến hết giờ rồi quay về lấy hành lý.

THÔNG TIN THÊM

♠ Trước khi quyết định đặt phòng khách sạn, bạn nên lên các website đặt phòng trực tuyến đọc các bình luận khách quan về khách sạn đó. Nếu đã xác định chắc chắn ngày đến nhận phòng, bạn nên đặt phòng càng sớm càng tốt để chọn được phòng đẹp nhất.

♠ Trường hợp bạn có chuyến đi đột xuất hoặc lỡ đường muốn đặt phòng vào giờ chót? Website www.hotelquickly.com sẽ cho bạn những phòng khách sạn được chào giá tốt nhất.

♠ Giờ check-in (nhận phòng), check-out (trả phòng) thông thường của các khách sạn là 2 giờ chiều – 12 giờ trưa (tại một số nơi, một số nước, giờ check-in có thể muộn hơn và giờ check-out có thể sớm hơn). Tuy nhiên, tùy vào thực tế sử dụng phòng của khách sạn ngày hôm đó, một số khách sạn sẽ đồng ý cho bạn check-in sớm mà không tính phí. Đối với trường hợp check-out muộn, mỗi khách sạn sẽ có quy định tính phí khác nhau.

♠ Khách sạn quy định rõ số người tối đa cho từng phòng, nếu ở nhiều hơn, bạn cần có sự đồng ý của khách sạn và có thể phải trả phụ thu thêm.

♠ Khi có nhu cầu sử dụng taxi, bạn nên nhờ khách sạn gọi giúp hoặc nhờ khách sạn tư vấn các hãng taxi uy tín. l Khi ra khỏi khách sạn, cần mang theo business card của khách sạn để phòng khi có thể cần họ trợ giúp.