Thử lướt qua quảng cáo tuyển dụng của những công ty, tổ chức tầm cỡ, bạn sẽ thấy hầu hết đều yêu cầu hồ sơ xin việc bằng tiếng Anh phải có CV và cover letter (thư xin việc). Nhiệm vụ của thư xin việc là khẳng định tại sao công ty nên tuyển dụng bạn. Vậy cách viết thư xin việc như thế nào? Sau đây là các bước gợi ý:
Cách viết thư xin việc giúp bạn lọt “mắt xanh” của nhà tuyển dụng
LỜI CHÀO
Đầu thư, bạn cần ghi rõ thư này gửi cho người hay bộ phận tuyển dụng. Thông tin này thường được nêu trong quảng cáo tuyển dụng, nếu chưa có bạn có thể gọi điện thoại hoặc email cho công ty đó để hỏi rõ. Trường hợp biết chính xác họ tên, bạn sẽ chào là “Dear Mr/Ms … (tên người đó)”. Nếu không biết, bạn có thể để “Dear Sir/Madam”.
ĐOẠN MỞ ĐẦU
Phần này nêu lý do vì sao bạn viết thư, chẳng hạn: “Tôi muốn xin vào vị trí thư ký tổng giám đốc mà quý công ty đang tuyển dụng”. Cần đề cập bạn thấy thông tin tuyển dụng ở đâu (báo, mạng…). Nếu là ai đó giới thiệu thì bạn dẫn tên người ấy.
ĐOẠN THỨ HAI
Theo Abby Kohut, chủ tịch Staffing Symphony, người xin việc phải nhắc tên của công ty và giải thích tại sao mình thích làm việc ở đó. “Mục tiêu của chúng tôi là tuyển được người chân thành muốn làm việc tại công ty, nhiệm vụ của thư xin việc là chứng tỏ điều đó”, bà Kohut nhấn mạnh.
Bạn nên mô tả ngắn gọn những bằng cấp và khả năng chuyên môn của bạn tương ứng với vị trí tuyển dụng, cần chắc rằng bạn đề cập đến từng kỹ năng được liệt kê trong thông báo tuyển dụng. Chuyên gia tư vấn về việc làm Susan Kennedy, tác giả của Career Treking, lưu ý rằng thư xin việc xem như nhịp cầu kết nối khả năng của bạn với công việc. Bạn có thể dẫn chứng từng ý theo dạng gạch đầu dòng.
ĐOẠN THỨ BA
Một điều không kém quan trọng trong cách viết thư xin việc đó là: Nhấn mạnh bạn có thể đóng góp gì cho công ty. “Thư xin việc cần dẫn giải bạn có thể làm gì cho “khách hàng” của mình (tức nơi tuyển dụng) chứ không phải quảng cáo bạn bán gì”, bà Kohut giải thích.
ĐOẠN THỨ TƯ
Lặp lại sự quan tâm của bạn đối với công việc dự tuyển và khẳng định mình sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn.
KẾT THƯ
Bạn chốt thư bằng ngữ “Yours faithfully” (nếu lời chào không nêu tên người nhận) hoặc “Yours sincerely” (nếu lời chào nêu rõ tên người nhận).
MỘT VÀI LƯU Ý
Trong cách viết thư xin việc, bạn nên tránh viết tắt, lỗi chính tả và cú pháp: Theo bà Kohut, thư xin việc còn là một bài đánh giá kỹ năng viết. “Bạn sẽ khó lọt vào tầm ngắm phỏng vấn nếu nhà tuyển dụng phát hiện chỉ một lỗi chính tả hay cú pháp trên CV hoặc thư xin việc”, bà Kohut khẳng định. Bạn cần đọc lại thật kỹ các bản viết của mình, kể cả nội dung email, trước khi gửi đi.
Nên đánh máy font chữ dễ đọc và viết ngắn gọn (một mặt trang A4). Nhiều nhà tuyển dụng chỉ dành nửa phút để xem một hồ sơ xin việc.
Nhiều nhà tuyển dụng cho biết họ ghét nhất những người xin việc tự cho rằng mình là “ứng cử viên sáng giá nhất”. Ông Brooke Allen, trưởng phòng tuyển dụng ở Maple Securities, lý giải: “Họ không thể biết hết tất cả ứng viên nộp hồ sơ xin việc, sao dám gmkhẳng định mình là người tốt nhất?”.
Cũng theo ông Brooke Allen, các nhà tuyển dụng rất có cảm tình với những lá thư xin việc biết đặt câu hỏi với nhà tuyển dụng, chẳng hạn yêu cầu làm rõ một chi tiết nào đó trong thông báo tuyển dụng, như: “Thông báo tuyển dụng nói X còn website của công ty nói Y, xin vui lòng giúp tôi hiểu Z?”
CẦN TÌM HIỂU VỀ NƠI TUYỂN DỤNG
Trước khi viết thư xin việc, bạn cần tìm hiểu về công ty và công việc dự tuyển. Những thông tin cần biết bao gồm công ty đó kinh doanh, sản xuất cái gì, có những đối thủ cạnh tranh nào và đang ở vị trí nào trên thương trường.
Việc tìm hiểu mang lại cho bạn những thông tin cần thiết để soạn thảo CV và thư xin việc nương theo những yêu cầu tuyển dụng và thể hiện bạn thật sự quan tâm đến công việc đó.
Tiếp Thị Gia Đình
